Overzicht krijgen in de wirwar van licenties

In de wereld van ICT verandert er continu iets; functionaliteiten, voorwaarden, prijzen én het licentielandschap zelf. Waar licenties ooit overzichtelijk leken, is het vandaag een wirwar van mogelijkheden, toevoegingen, wijzigingen en uitzonderingen. Ook bij Microsoft volgen nieuwe functies, prijsupdates en verschillen tussen E3-, E5‑ en Business‑plannen elkaar in rap tempo op. Voor veel organisaties is het daardoor bijna onmogelijk om zelfstandig het overzicht te bewaren en de juiste keuzes te maken. Juist daarom kan het voor organisaties waardevol zijn te zoeken naar een partner die niet alleen licenties levert, maar je vooral grip, inzicht en continuïteit oplevert. Zodat licenties aansluiten op hoe je organisatie vandaag werkt én morgen wil groeien.

In deze blog neemt collega Thijs Kappert, partnermanager Microsoft, je mee door de belangrijkste uitdagingen en laat hij je zien waarom samenwerken op het gebied van licenties het verschil maakt.

Ons team binnen Unica ICT is natuurlijk op de hoogte op het gebied van licenties qua wijzigingen, updates, upgrades en alles daaromheen. Microsoft-licenties staan zelden stil, maar 2026 is daarin extra belangrijk. Microsoft voert namelijk twee grote wijzigingen door die vrijwel iedere organisatie, die met Microsoft 365/Office 365 werkt, raakt.

Microsoft heeft per 1 februari haar prijzen voor cloudproducten, waaronder bijvoorbeeld Microsoft 365 E3 en Microsoft 365 Business Premium, aangepast met -7.4%. Het is onderdeel van de wereldwijde prijsafstemming tussen verschillende valuta’s. De prijsverlaging geldt voor verlengingen vanaf 1 februari. Als een abonnement bijvoorbeeld voor één van deze producten afloopt op 14 april, zal de prijsverlaging ook vanaf 14 april gelden. Uitzondering is Microsoft Azure, waarvan de prijzen niet worden aangepast.

Ook worden er diverse uitbreidingen en prijsaanpassingen doorgevoerd in Microsofts beveiligings-, beheer- en AI-producten. Uitbreidingen omvatten bijvoorbeeld de integratie van Defender voor Office 365 Plan 1 in de Microsoft 365 E3-licenties, de integratie van Intune-functies in Microsoft 365 E3 en E5 en het vergroten van de mailboxopslag naar 100GB aan de Microsoft 365 Business-abonnementen. Deze uitbreidingen zullen van invloed zijn op zowel commerciële als non-profitklanten vanaf 1 juli 2026 en gaan gepaard met een prijsstijging tot +/- $3,- per licentie. Op dit moment zijn de precieze prijzen in euro's nog niet bekend.

Wat kun je nu het beste doen? En hoe kunnen wij je erbij helpen? Met prijsdalingen per februari en prijsverhogingen per juli 2026 is de timing cruciaal. Want wanneer verleng je? Of wanneer ga je voor die upgrade? Veel organisaties twijfelen bijvoorbeeld tussen E3, E5 of E3 inclusief Defender Suite, waar doen ze goed aan? Belangrijk om te bepalen waar Copilot echt waarde toevoegt en hoe je het met de juiste governance veilig kunt inzetten. Maar ook weten wat het inhoudt als je kiest voor een volledige E5-suite of juist modulaire uitbreiding. Wij helpen organisaties in dat keuzeproces, zodat we voorkomen dat ze betalen voor security- of AI-functionaliteit die vervolgens niet wordt benut.

Waar losse add-ons, verschillende contractmomenten en meerdere licentietypes al snel voor chaos zorgen, brengen we dit voor jouw organisatie terug naar één helder licentie-overzicht, voorspelbare kosten per maand of per jaar en duidelijke keuzes voor groei of krimp. Zo geniet jij van minder complexiteit en meer overzicht en het best passende advies voor jouw organisatie.

Door op het gebied van licenties niet alleen naar functies of afdelingen te kijken, maar juist naar persona’s (zoals frontline, kenniswerkers, management, security-kritische rollen) zorg je ervoor dat je geen over- of onderbenutte licenties hebt. We geven op basis van heldere werkstijlen (persona’s) invulling aan de licenties, rekening houdend met benodigde functionaliteit, compliancy, security en kosten. Alleen betalen voor wat jouw medewerkers echt nodig hebben en voorkomen dat Copilot, E5 of add-ons onnodig breed in de organisatie worden uitgerold.

Microsoft‑licenties zijn geen eenmalige beslissing. Door mee te blijven kijken naar organisatiegroei of herstructurering, nieuwe Microsoft-functionaliteiten en veranderende security- en compliance-eisen, blijft je licentiestrategie aansluiten op je organisatie. Ook ná 2026.

Heb je als organisatie je persona’s, risico’s, security‑volwassenheid en groeiplannen op orde, dan kun je juist voordeel halen uit de licentiewijzigingen die dit jaar plaatsvinden. Wil je weten wat het concreet betekent voor jouw organisatie? Dan is dit hét moment voor een gerichte licentie‑review. Wij staan graag voor je klaar met het beantwoorden van vragen en het geven van passend advies.