De slimme werkomgeving

Welk verschil maakt het eigenlijk als je het digitale fundament, de onzichtbare levensader van je organisatie, niet op orde hebt? Of het nu gaat om het werken met jouw ICT-systemen of juist het hebben van een prettig klimaat op je werklocatie, het is de netwerkinfrastructuur die dat mogelijk maakt. Bij veel organisaties zie je een versnipperd landschap van oplossingen, want zeker in de coronaperiode is de behoefte explosief gegroeid om digitaal met elkaar in contact te staan. Dat het hybride werken zo snel gegroeid is heeft te maken met de keuzes die onder zware tijdsdruk genomen moesten worden. Het werden keuzes voor beschikbaarheid, niet op het vlak van de totale behoefte van medewerkers. Met als resultaat dat al die oplossingen die dat mogelijk maken vaak wel werken, maar niet met elkaar samenwerken.

Daar hebben veel organisaties vandaag de dag nog last van. Er is weinig tot geen integratie mogelijk, medewerkers die met omwegen gebruik maken van deze oplossingen en weinig oog voor de veiligheid van deze oplossingen. Een ander punt van aandacht is dat kantoorgebouwen traditioneel zijn ingericht, op basis van de behoefte van de organisatie en niet op basis van de mensen die er gebruik van maken. En doordat medewerkers niet meer zo vaak naar kantoor komen, staan er veel ruimtes leeg. Het kost je als organisatie veel geld; je moet immers wel de vierkante meters betalen.

De meest gehoorde klacht is dat IT-teams niet langer de beschikking hebben over collega’s met voldoende kennis, om snel in te kunnen grijpen in het geval van een verstoring. Doordat de verschillende oplossingen stuk voor stuk een andere afhankelijkheid kennen, zoek je al snel naar de speld in de hooiberg. De medewerker zelf zal niet direct merken dat het IT-landschap complex is geworden, maar om dat te voorkomen wordt binnen organisaties veel ingezet op adoptie van nieuwe tools en techniek. Heel anders is dat in het geval van de beheerders. Zij zullen nog steeds met de versnipperde oplossingen moeten werken, ze onderhouden en zelf de verbanden leggen.

Tegenwoordig merk je onrust vaak meteen bij medewerkers die met een oplossing moeten werken; ze zijn misschien niet 100% betrouwbaar en werken niet zonder technische ingrepen. Het moet functioneren maar het brengt niet het optimale gemak waar ze naar op zoek zijn. En datzelfde geldt voor de IT-beheerder. Want, vooral bij het gebruik van tijdkritische applicaties zoals video en spraak, merkt iemand het direct dat ‘iets’ niet juist functioneert. Het is dan aan de beheerder om op zoek te gaan naar de oorzaak. Is dat het netwerk? Is het de videoconferencing-oplossing of zit het probleem in een verouderde firmware van de gebruikte headset? Vragen die veel uitzoektijd kosten en in de tussentijd blijft je collega last hebben van het probleem. Het gaat vaak gepaard met een hoge druk op de serviceorganisatie, omdat je collega statusupdates wil ontvangen van het probleem.

De verantwoordelijkheid voor security is aan het verschuiven richting de IT-afdeling, maar onder de NIS2 regelgeving daarmee ook naar de directie/board van een organisatie. Meer over NIS2 lees je in mijn collega Aschwin’s blog. Onder de NIS2-richtlijn is Cybersecurity een directe verantwoordelijkheid geworden van het bestuur van een organisatie waarbij men zelf persoonlijk aansprakelijk gesteld kan stellen. Daarom moeten bestuurders toezicht houden op risico’s en maatregelen. Dit treft niet langer een afdeling, maar een organisatie. Veelal wordt deze taak verlegd naar de IT-verantwoordelijken binnen een organisatie en dienen deze verantwoordelijken het voortouw te nemen in beslissingstrajecten. Helaas is de praktijk dat dit nog niet optimaal is ingericht binnen organisaties. We hebben namelijk steeds meer gevoel dat data optimaal beschermd moet zijn, maar er zijn maar weinig organisaties die juist ook de fysieke kant meenemen in een veiligheidsplan. Zitten de patchkasten op slot? Hebben we zicht op wie er toegang heeft tot de IT-ruimtes? Zijn de patchpoorten in een pand wel afgesloten als ze niet in gebruik zijn? Door juist coördinatie te nemen over zowel de fysieke (facilitaire) kant als de softwarematige kant, kom je tot een completere strategie voor het beschermen van je digitale bedrijfsprocessen en bijbehorende data. Dit voorkomt ook dat Shadow IT intrede kan doen in jouw organisatie.

Werken moet vooral leuker én eenvoudiger worden! Je wilt de dag van je medewerkers niet meer laten beheersen door het wel of niet functioneren van randapparatuur. Daar waar we verwachten dat het internet 24/7 beschikbaar is, geldt dit in veel organisaties ook voor de werkomgeving ongeacht de plek waar je op dat moment bent. Wil je dat medewerkers vaker naar kantoor komen, dan moet dat vanuit de medewerker zelf komen in plaats van worden opgelegd. Kantoorpanden wil je zo weer interessant weten te maken voor de medewerkers die er hun werk doen. Als je prettiger je werk op kantoor kunt doen dan behelpen aan de keukentafel, dan zal de motivatie er sneller zijn om de weg naar kantoor op te zoeken. Door daarbij een pand te laten meebewegen in de behoefte van gebruik kun je als organisatie een fijne werkplek bieden, waarin comfort vooral het toverwoord zal zijn.

Door rust én overzicht zo op de medewerker van de werkomgeving te projecteren, krijg je een werkomgeving die altijd werkt zoals wordt verwacht. Geen problemen, geen gedoe en geen haperingen, bijvoorbeeld in beeld en geluid bij videoconferenties. Een werkomgeving die ook bijdraagt aan het ondersteunen van de locatieonafhankelijke ervaring; altijd op de juiste manier een medewerker in beeld centreren, de passende hulpmiddelen bij de plek waar op dat moment gewerkt wordt en in één oogopslag zien waar een werkplekje of -ruimte vrij is. De slimme werkomgeving geeft dus écht rust bij de medewerker.

Je kunt diverse voorbeelden noemen waarbij het op orde hebben van de basis direct heeft gezorgd voor meer rust. Denk aan het doorvoeren van een standaard configuratie die ervoor zorgt dat er aantoonbaar minder verstoringen van de netwerkinfrastructuur plaatsvonden. Ook zicht op de aangesloten apparatuur is er één. En bijkomend voordeel, door het detecteren van onbekende apparatuur kun je direct het gesprek aangaan over de functionaliteit en is de eerder gebruikte Shadow IT vervangen voor apparatuur die vanuit de organisatie wordt ondersteund. Een winst op zowel het vlak van security als in het bieden van functionaliteit met bijbehorende ondersteuning aan de medewerker.

Want medewerkers, ze maken de organisatie. Als zij zich thuis voelen in het pand en daarmee bij jou als werkgever, zullen ze dit ook uitstralen. Dat zorgt ervoor dat je organisatie zich als aantrekkelijke werkgever kan profileren. Met een beetje geluk ben je minimaal 40 uur met je werk bezig en dan is het wel fijn als je door de werkgever gefaciliteerd wordt en kunt vertrouwen op je werkomgeving. Werkgeluk verhoogt immers de productiviteit, maar bovenal verbindt het.

Welke scenario’s kennen we en aan welke hebben we behoefte? Door deze in use cases vast te leggen, ben je in staat een optimale oplossing (zoveel mogelijk vanuit één platform of vendor) te bieden. Van daaruit kun je keuzes bieden voor medewerkers.

Heb je het fundament eenmaal op orde, dan ontstaat er voor IT-teams tijd om bezig te gaan met innovatie en verdere ondersteuning van medewerkers en ze te ondersteunen in de digitale transformatie. Het werk wordt zo niet alleen leuker voor de medewerkers, maar ook voor het IT-team. Want zeg nou zelf: nieuwe ontwikkelingen onderzoeken is toch veel leuker dan continu met repeterend werk bezig te zijn?  Of om verrast te worden door onvoorziene verstoringen?

Waar technische installaties steeds vaker digitaal verbonden zijn en zelfstandig prima kunnen functioneren, houdt het niet automatisch in dat ze ook optimaal functioneren. Maar hoe zorg je daar dan voor? Door slimme koppelingen te maken en diverse installaties met elkaar te gaan combineren. Een voorbeeld is dat we gewend zijn een pand volgens een vast schema te verwarmen of te koelen. Het zijn vaak tijdstippen waarop we vermoeden dat mensen in een pand zijn. Door de transitie naar hybride werken is dat alleen niet altijd meer het geval en zullen de schema’s en ook tijdstippen wijzigen waarop je medewerkers op kantoor werken. Gevolg; het onnodig verwarmen of koelen van je pand en dus onnodige energieverspilling met bijbehorende kosten. Richt je je pand slimmer in, dan kun je sturen op de beschikbaarheid van etages of werkplekken en hoef je deze niet onnodig te koelen of verwarmen. Maar ook hoeven bijvoorbeeld access points geen onnodig wifinetwerk uit te stralen als er toch niemand is om er gebruik van te maken. Resultaat; je bespaart op energie zonder dat het comfort van je medewerkers in het gedrang komt. Je kunt zo proactiever sturen en het fijn maken voor medewerkers wanneer ze op kantoor gaan werken.

Naast dat een infrastructuur inzichtelijk moet zijn, is de erboven liggende security ook noodzakelijk. Doordat apparatuur veel vaker primair via het internet communiceert moet hier te allen tijde ook aandacht zijn voor de veiligheid. Meteen een ontzettend lastig punt door alle verschillende oplossingen. Door te kiezen voor één platform (en daarmee standaardisatie van oplossingen), ontstaat meer kennis van de materie en wordt het eenvoudiger om besluiten te maken. Daarbij komt het extra voordeel door voor één vendor te kiezen je een optimale integratie kunt realiseren. Je hebt dan weliswaar mogelijk niet de beschikking over de meest mooie techniek, maar je hebt wel een stabiele omgeving die betrouwbaar én veilig is. Dat is voor een gemiddelde medewerker belangrijker dan de hoeveelheid spiegeltjes en kraaltjes die een specifieke niche oplossing zou kunnen bieden.

Vereenvoudiging is geen kwestie van een tooltje installeren. Het is de mix van goed in kaart brengen wat de eisen en behoeften zijn van de organisatie en hierop een plan maken. Pas dan kun je de keuze maken voor een generiek platform die jou hierin kan ondersteunen. Als je vervolgens vasthoudt aan je uitgangspunten en op dit fundament blijft doorbouwen, werk je aan een toekomstvast IT-landschap dat met je meegroeit zonder direct complexiteit en cyberrisico’s te introduceren. 

Maak een plan en laat je niet alleen beïnvloeden door die spiegeltjes en kraaltjes van specifieke deeloplossingen. Zorg voor eenvoud en start met het verkrijgen van inzicht. Dan pas kun je een plan maken om complexiteit terug te dringen, waarmee de druk afneemt en jij bezig kunt zijn met bijvoorbeeld innovatiethema’s. De sleutel tot rust en overzicht? Teamwork makes the dream work! Kies voor een platformaanpak en niet langer voor de mix van diverse oplossingen en vendoren.

De vraag is niet óf de werkplek verandert. De vraag is juist hoe je die verandering vormgeeft. De werkomgeving van de toekomst draait op verbinding, versterkt samenwerking, is veilig en past zich continu aan. Organisaties die dat goed doen, bouwen geen werkplek. Die bouwen een omgeving waarin mensen beter kunnen werken.